Im folgenden Beitrag geht es um die Usability von Formularen. Doch bevor ich Ihnen im HowTo erkläre, wie Sie dieses umsetzen können, möchte ich Ihnen eine Geschichte aus dem alltäglichen Leben zu diesem Thema erzählen.
Wie die Usability von Formularen uns im Alltag behindert
Vor einiger Zeit durfte ich ein Seminar besuchen, welches in einem Hotel stattfand deren Betreiber sehr viel Wert darauf legten, ihren Kunden sämtliche Wünsche zu erfüllen.So bekam ich zwei Wochen vor meiner Anreise ein Formular zugeschickt, in dem ich aufgefordert wurde, meine persönlichen Vorlieben zur Härte der Matratze, Art und Anzahl der Kissen, der Größe des Bademantels und weiteren Dinge anzugeben.
Ich war zunächst überrascht und äußerst angetan, von den Umständen die sich die Hotelbetreiber machten – eine Matratze auf Wunsch des Hotelgastes auszutauschen, ist immerhin etwas aufwändiger, als ein Schokoladen-Täfelchen auf dem Kopfkissen zu platzieren.
Die anfängliche Begeisterung legte sich jedoch recht schnell, als ich das Formular ausfüllen wollte.
Auch wenn die Felder für meine Antworten und Eingaben (Checkboxen und Freitextfelder) danach aussahen, ließ sich das Formular nicht im PC bearbeiten.
Das Formular wurde mir zwar per Email geschickt und auch meine Antwort wurde auf diesem Wege erwartet, aber die Eingaben sollten anscheinend analog erfolgen.
Da ich gerade projektbedingt unterwegs war und weder Drucker noch Scanner zur privaten Verfügung vor Ort hatte, nahm ich mir daher vor, das Formular am Wochenende Zuhause auszudrucken, von Hand auszufüllen, anschließend wieder einzuscannen und den Scan per Mail an das Hotel zurück zu senden.
Wie so häufig wurde aus diesem Vorhaben jedoch nichts – die Zeit Zuhause in der Nähe eines Druckers und Scanners war wie immer zu kurz und zu wertvoll, um sie mit dem Ausfüllen eines solchen Formulars zu verbringen.
Letztendlich habe ich das Formular daher weder ausgefüllt, noch zurück geschickt und mich darauf verlassen, dass das „Standard Setup“ des Hotelzimmers schon irgendwie meinen Vorstellungen entsprechen würde.
Empfangen, Ausfüllen, Absenden – Kundennutzen und Informationsfluss optimieren
Was war passiert? Die Hotelbetreiber haben einen wirklich tollen Gedanken gehabt, diesen jedoch leider nicht bzw. nur umständlich zu Ende gedacht.
Die Möglichkeit, über die Stärke meiner Matratze zu entscheiden (ob dies bei einer Nacht nun entscheidend ist oder nicht), stellt ein Feature dar, welches das Hotel deutlich von anderen Konkurrenten abhebt.
Das Medium das genutzt wird, um dieses Komfort-Feature an den Kunden zu bringen war jedoch alles andere als zeitgemäß bzw. komfortabel.
Spätestens als ich vor Ort ankam kam bei mir die Frage auf, wie viele ausgefüllte Fragebögen das Hotel wohl durchschnittlich zurückbekam? Die typische Kundengruppe schien aus vielbeschäftigten Managern und Geschäftsleuten zu bestehen, die mit Smartphone und Tablet bewaffnet täglich von einem Termin zum anderen eilten. Dass diese Menschen sich die Zeit nahmen ein Formular auf so umständliche Art und Weise auszufüllen und abzuschicken konnte ich mir nur schwer vorstellen.
Ein Formular das sich am PC oder im Idealfall sogar mobil auf einem Smartphone oder Tablet digital ausfüllen lässt, hätte die Rücklaufquote garantiert um ein Vielfaches erhöht und den Prozess für alle Beteiligten vereinfacht.
Denn nach dem Ausfüllen und Absenden durch den Kunden war es ja noch nicht vorbei – in irgendeiner Weise mussten die erfassten Informationen letztendlich im Hotel aufgenommen und verarbeitet werden.
Unabhängig davon, dass beim manuellen Ausfüllen und Ablesen eines solchen Formulars schnell Fehler passieren können und ein Kunde der sich die Mühe gemacht hat, das Formular umständlich auszudrucken und auszufüllen dann auch noch eine Matratze in der falschen Stärke oder ein Kissen zu wenig bekommt, bedeutet es auch einen enormen Aufwand täglich Dutzende dieser Formulare manuell zu lesen und die Informationen in ein möglicherweise vorhandenes IT-System zu übertragen.
Der komplette Prozess hinter dem eine wirklich gute Idee steckt, wird also durch ein einzelnes Element zu Fall gebracht – ein falsch gewähltes Medium für die Informationsübertragung.
Alles auf einen Klick – interaktive Formulare als digitales Medium
Das Beispiel soll zeigen, welch elementare und zentrale Bedeutung Formularen innewohnt. Oftmals als störender Beipackzettel empfunden, sind Sie doch DAS Medium über das Unternehmen mit ihren Kunden direkt in Kontakt treten. Dabei ist es egal, ob Sie Informationen von Ihren Kunden abfragen (bspw. den Stand eines Stromzählers) oder einfach nur übermitteln wollen (in Form eines Lieferscheins oder ähnlichem).
Unabhängig davon, ob die Daten letztendlich an ein SAP-System, eine andere IT-Lösung oder einen manuellen Sachbearbeiter weitergeleitet werden – Informationen von Ihren Kunden analog abzufragen und ausfüllen zu lassen ist im 21. Jahrhundert einfach nicht mehr zeitgemäß.
Lösung der Usability von Formularen
Und dabei kann die Lösung so einfach sein! Ein Formular wie das des Hotelbetreibers in meinem Beispiel ließe sich mit wenig Aufwand in Form eines interaktiven Formulars darstellen.
Eingabefelder für Freitexte, Checkboxen und Dropdown Menüs um Alternativen auszuwählen – mit wenigen Handgriffen wird aus einem Formular, dessen Bearbeitung viel Aufwand und Ressourcen verlangt, ein Medium das sich spielend leicht in wenigen Minuten ausfüllen lässt.
Ergänzt durch einen „Email senden“-Button, der automatisch eine Mail im Standard-Mail-Programm des Anwenders öffnet, Betreff und Empfänger vorbelegt und das ausgefüllte Formular in den Anhang lädt, lässt sich der Aufwand für den Kunden auf ein Minimum reduzieren, was den Nutzen in mindestens gleichem Maße erhöht.
Ein unglaublicher Gewinn für alle Beteiligten, denn auch auf Seiten des Empfängers können die Daten nun problemlos weiterverarbeitet und nach Wunsch direkt in ein vorhandenes IT-System übernommen werden.
Formulare2go – interaktive Formulare als HTML5 Seite auch mobil nutzbar
Durch interaktive Formulare lässt sich so eine hervorragende Lösung für die Bearbeitung am PC schaffen.
In vielen Bereichen ist die Zielgruppe ihrer Formulare jedoch eine andere – Manager, die ständig unterwegs sind und mobil arbeiten.
Und auch unabhängig von dieser Gruppe wächst der Trend zum mobilen Arbeiten stetig.
Das Problem bei interaktiven Formularen hierbei ist – sie lassen sich (Stand heute) nicht auf mobilen Endgeräten bearbeiten.
Das liegt ganz einfach daran, dass die App-Varianten der bekannten PDF Reader nicht in der Lage sind mit interaktiven Formularen zu arbeiten.
Lösung der Usability von Formularen mit HTML5
Doch auch hierfür gibt es eine Lösung! Mit unserer Schlauen Lösung https://mind-forms.de/solutions/interaktive-sap-formulare-auf-dem-smartphone-oder-tablet/ können Sie ihre interaktiven Formularen ihren Nutzern auch mobil zur Verfügung stellen.
Dafür wird das bestehende Formular durch unser Tool in eine HTML5 Seite „übersetzt“, die sich problemlos auf allen Geräten anzeigen und bearbeiten lässt.
Die Vorteile interaktiver Formulare bleiben dabei weitestgehend erhalten, während die Bearbeitung und Übertragung des Formulars nun von jedem Smartphone und Tablet aus durchgeführt werden kann.
Ihre Meinung
Haben Sie selbst schon Kontakt mit Formularen gehabt, die Sie umständlich ausdrucken mussten, um sie ausfüllen zu können?
Wo würden Sie sich mehr Interaktivität wünschen? Was denken Sie über den Einsatz von interaktiven Formularen zur Kommunikation mit Kunden und Anwendern?
Ich freue mich auf Ihre Fragen und Anregungen zur Usability von Formularen in den Kommentaren!
Der Beitrag Usability von Formularen steigern – Interaktivität als Feature für Ihre Kunden erschien zuerst auf mind-forms.